Shirky YangGetting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
作者：大衛．艾倫（David Allen）
譯者：向名惠, 林淑鈴
出版社：商業周刊
語言：繁體中文
資料來源：博客來 歡迎光臨博客來
一本書刪到只剩200字
當你想到一件該做的事情，卻無法立即處理時，你會選擇把它記住、隨手寫在一張小紙條上、或是抄在某頁筆記的空白處。不論選擇哪一種方式，這些未經妥善管理的事情，總是會不時在你腦中浮現，不僅帶來壓力，更會影響專注力。因此，我們需要一套精心設計的「待辦清單系統」，將每天湧現的各種想法，以及他人提出的建議或交辦的事項，轉換成可執行的任務。當你確信這個系統不會遺漏任何事情時，你將會感到無比輕鬆。
To-Do List（待辦清單）是我工作流程中的發動機，每天早上我都會先檢視待辦清單，決定哪些工作需要今天完成。但是，我總覺得自己用的很爛。直到閱讀完《搞定》後，我才對待辦清單有了更深層的理解。最大的問題在於，我一直都只用一張待辦清單來記錄所有未完成的任務，這張總表總是不斷膨脹，不僅很難找到已經寫下的任務，更讓我倍感壓力。
Shirky的待辦清單系統：
- 收件匣：用來存放所有尚未理清的想法與任務。
- 下一步任務：用來存放所有理清後的任務。註1
- 本週任務：從「下一步任務」挑選出來，預計本週要完成的所有任務。每天早上我只要檢視這份待辦清單即可。註2
- 今天任務：我會在紙本筆記寫下今天一定要完成的任務。
- 專案清單與專案任務：我使用 Notion 來管理。註3
- Shirky的閱讀系統：經營部落格的所有任務。
- 習慣打卡：每天要完成的習慣獨立放這邊，避免跟今天任務混在一起。
- 生活任務：跟工作無關的所有任務。
註1：理清 (Clarify)，寫下執行任務的原因，並且使用正確的動詞，讓任務具體可執行。
註2：只要在任務加上 #本週任務，iOS—Reminder 的智慧型列表就能自動收集這些任務。
註3：iOS—Reminder 真的只是提醒，真正的執行還是回到 Notion 裡頭。
任務寫法可以參考：《一流工作者都在用的待辦清單》：怎麼寫才會做
閱讀筆記強迫思考發生
卡片盒連結知識片段
卡片 | 卡片連結 |
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任何事只要放在不該放的地方、或是不知道執行方法，就是「開放式迴路」。 | 開放性工作 → SOP/標準化工作流程 → 封閉性工作「開放性迴路」必須先轉成「封閉式迴路」，這項任務才有可能被執行。 |
我們無法「執行專案」，只能一步步執行專案所需要的行動。 | 專案管理應該是簡短、高度明確的短期任務規劃(2-3週)，搭配查核點/Deadline。 |
待辦清單是用來蒐集實現各種想法的下一步行動，只能放可以直接做的具體任務。 | 待辦清單 (To-Do List) 不是用來確保你完成所有任務，而是完成正確任務。 |
兩分鐘定律：少於兩分鐘的任務，立刻處理。 | 生產力 APP 開發商 iDoneThis 的調查數據：有41%的待辦事項，從未被完成；有10%已完成的待辦事項，是在一分鐘內被完成。在待辦清單中，有10%的任務根本不需要，因為完成它只要1分鐘，直接做比較快。 |
待辦清單系統應該包括：專案清單、行事曆、下一步行動清單、等待清單、將來/也許清單、參考資料。 | 待辦清單系統最少要有幾個清單？Inbox、NextStep(總清單)、#ThisWeek(緩衝)、Today(專注)、#10mins(微型)、#Outdoor(依使用情境)、專案任務(@Notion)。行事曆只顯示「硬體景觀」(hard landscape)，意即神聖領域，當天絕對要完成。 |
Getting Things Done (GTD) 包括捕捉 (Capture)、理清 (Clarify)、整理 (Organize)、回顧 (Reflect)、執行 (Engage)。 | 兩個小動作創造完成任務的動機，把原因寫在任務旁邊、正確使用動詞。每週回顧總清單，依重要性與緊急度挑選，放到當週任務。 |
行事曆只顯示「硬體景觀」(hard landscape)，意即神聖領域，當天絕對要完成。 | 待辦清單系統應該包括：專案清單、行事曆、下一步行動清單、等待清單、將來/也許清單、參考資料。 |
建立個人專屬且獨立的「實體控制中心」（內含文具清單）。 | |
如果你只有一個想法，這個想法會是世界上最危險的。—埃米爾・恰堤爾 | |
混亂不是問題，花多久時間找出事物相互間的關係才是真正的賽局。—杜克・齊德瑞與布魯斯・克賴爾 | 建構知識網絡，不是去蕪存菁，而是透過「連結」讓知識碎片產生質變，藉以建立有趣的觀點。 |
微小行動改變你的人生
iOS新功能！反而污染神聖領域——行事曆只用來記錄絕對會發生的事件。
簡短幾句紀錄當下感動
閱讀《搞定》時，我難以保持平靜，因為 David 提出的觀念不斷在我腦中迴響，激起了許多想法。特別是關於 iOS—reminder（待辦事項），我發現還有很大的改進空間。我決定趁此機會砍掉重練！書中關於心法的部分（第三篇），我打算先實踐一段時間，再回過頭來深入閱讀（如果到時候覺得有需要的話）。
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