《一流工作者都在用的待辦清單》：怎麼寫才會做

撰文者

Shirky Yang

首次閱讀

August 3, 2024

最後更新

Feb 26, 2025 2:48 PM

書籍類型

紙本

書本分類

商業理財職場工作術

電子報

💡 Shirky的閱讀系統：如何打造待辦清單，提高工作效率200%？

一流工作者都在用的待辦清單：省時、減壓、事情做得完的神奇高效公式【隨書送】一流工作者都在用的待辦清單神奇公式練習冊

To-Do List Formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work！

作者：戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）

譯者：劉奕吟

出版社：樂金文化

出版日期：2019/08/28

語言：繁體中文

資料來源：博客來歡迎光臨博客來

一本書刪到只剩200字

兩個寫法引導你去完成任務：把原因寫在任務旁邊、正確使用動詞。

為什麽很多人使用待辦清單來管理任務，但沒有盡頭的待辦清單卻不斷打擊著他們。想要順利發揮待辦清單的功能，必須先釐清一件事：「待辦清單不是用來確保你完成”所有任務”，而是完成”正確任務”。」為了達成這個目標，不要只使用一張總清單。總清單是用來記錄所有任務的，你應該透過挑選來找出正確任務。也就是說，先從總清單選出這個禮拜想要完成的任務，每天再安排必須完成的任務。

有了這些任務後，接下來就是如何讓自己充滿能量地去完成它。任務的寫法很重要，例如「聯絡志明」應該改成「打電話給志明—跟他索取過去籌備會議的資料，不用一切從零開始」。

待辦清單系統可以參考：《搞定》：不要只用一張待辦清單

閱讀筆記強迫思考發生

卡片盒連結知識片段

卡片	卡片連結
待辦清單 (To-Do List) 不是用來確保你完成所有任務，而是完成正確任務。	待辦清單是用來蒐集實現各種想法的下一步行動，只能放可以直接做的具體任務。
未來任務(總清單) → 當週任務(緩衝) → 今天任務	待辦清單系統最少要有幾個清單？Inbox、NextStep(總清單)、#ThisWeek(緩衝)、Today(專注)、#10mins(微型)、#Outdoor(依使用情境)、專案任務(@Notion)。把今天任務手寫在便利貼上，因為劃掉任務的感覺超爽的～Inbox → NextStep(總清單) → #ThisWeek(緩衝) → Today(專注/紙本)
工作看板：Undo → Doing → Done	在 Notion 各個專案的最上方增加任務看板，只要分三欄：Undo、Doing、Done。
依使用情境建立清單：專案任務、微型任務 (10分鐘以內)、追蹤任務(定期提醒)。	待辦清單系統最少要有幾個清單？Inbox、NextStep(總清單)、#ThisWeek(緩衝)、Today(專注)、#10mins(微型)、#Outdoor(依使用情境)、專案任務(@Notion)。最好的分類/標籤，是能看到我們的工作流程或使用情境。
兩個小動作創造完成任務的動機，把原因寫在任務旁邊、正確使用動詞。	Getting Things Done (GTD) 包括捕捉 (Capture)、理清 (Clarify)、整理 (Organize)、回顧 (Reflect)、執行 (Engage)。
每週回顧總清單，依重要性與緊急度挑選，放到當週任務。	Getting Things Done (GTD) 包括捕捉 (Capture)、理清 (Clarify)、整理 (Organize)、回顧 (Reflect)、執行 (Engage)。
生產力 APP 開發商 iDoneThis 的調查數據：有41%的待辦事項，從未被完成；有10%已完成的待辦事項，是在一分鐘內被完成。	在待辦清單中，有40%任務永遠不會完成，那些任務的存在只會持續消耗你的精力。在待辦清單中，有10%的任務根本不需要，因為完成它只要1分鐘，直接做比較快。兩分鐘定律：少於兩分鐘的任務，立刻處理。
Parkinson’s Law: Work expands so as to fill the time available for its completion.	帕金森定律 (Parkinson’s Law)：「你有多少時間，就會用多少時間完成工作。」

微小行動改變你的人生

~~重新建立「Shirky的待辦清單系統」~~

~~試著在 Notion 專案上，加上任務看板~~

很漂亮，但是實用性不高（需要多花時間管理）

還是最單純的目錄形式最好用

~~閱讀搞定~~

《搞定》：不要只用一張待辦清單

簡短幾句紀錄當下感動

第一次嘗試把筆記橫過來寫「閱讀後感受」，手不再卡卡的，很棒～老是覺得目前使用 To-Do List 的方法可以再改善，不然隨著手上任務越來越多，情況開始有點失控… 一邊閱讀、一邊思考如何融入我的工作流，雖然降低了閱讀速度，但是感覺更踏實。我決定使用 iPhone 的「提醒事項」來建立各種清單，搭配既有的 Notion 專案管理系統。Anyway，先試用一段時間，再來調整。