💡 Shirky的閱讀系統26：不要只用一張待辦清單

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2025/03/24

閱讀筆記

一本書刪到只剩200字

當你想到一件該做的事情，卻無法立即處理時，你會選擇把它記住、隨手寫在一張小紙條上、或是抄在某頁筆記的空白處。不論選擇哪一種方式，這些未經妥善管理的事情，總是會不時在你腦中浮現，不僅帶來壓力，更會影響專注力。因此，我們需要一套精心設計的「待辦清單系統」，將每天湧現的各種想法，以及他人提出的建議或交辦的事項，轉換成可執行的任務。當你確信這個系統不會遺漏任何事情時，你將會感到無比輕鬆。

To-Do List（待辦清單）是我工作流程中的發動機，每天早上我都會先檢視待辦清單，決定哪些工作需要今天完成。但是，我總覺得自己用的很爛。直到閱讀完《搞定》後，我才對待辦清單有了更深層的理解。最大的問題在於，我一直都只用一張待辦清單來記錄所有未完成的任務，這張總表總是不斷膨脹，不僅很難找到已經寫下的任務，更讓我倍感壓力。

Shirky的待辦清單系統：

收件匣：用來存放所有尚未理清的想法與任務。
下一步任務：用來存放所有理清後的任務。註1
本週任務：從「下一步任務」挑選出來，預計本週要完成的所有任務。每天早上我只要檢視這份待辦清單即可。註2
今天任務：我會在紙本筆記寫下今天一定要完成的任務。
專案清單與專案任務：我使用 Notion 來管理。註3
Shirky的閱讀系統：經營部落格的所有任務。
習慣打卡：每天要完成的習慣獨立放這邊，避免跟今天任務混在一起。
生活任務：跟工作無關的所有任務。

註1：理清 (Clarify)，寫下執行任務的原因，並且使用正確的動詞，讓任務具體可執行。

註2：只要在任務加上 #本週任務，iOS—Reminder 的智慧型列表就能自動收集這些任務。

註3：iOS—Reminder 真的只是提醒，真正的執行還是回到 Notion 裡頭。

值得偷的知識片段

待辦清單是用來蒐集實現各種想法的下一步行動，只能放可以直接做的具體任務。
待辦清單系統應該包括：專案清單、行事曆、下一步行動清單、等待清單、將來/也許清單、參考資料。
Getting Things Done (GTD) 包括捕捉 (Capture)、理清 (Clarify)、整理 (Organize)、回顧 (Reflect)、執行 (Engage)。